Datenbank-Lotse.de : Wählt Euer erstes System gut informiert

Ich saß 2003 ziemlich lost an meinem Schreibtisch und stand vor der Herausforderung, eine Datenbank für das Fundraising in meinem Verein auszuwählen. Die erste Datenbank. Für mich, als auch für den Verein.

Ich war gerade im Kurs Fundraising Management an der Fundraising Akademie, kam als vierte Hauptamtliche in einen Verein und habe als „Ein-Frau-Blaskapelle“ sowohl Bildungsarbeit verantwortet und durchgeführt, als auch das strategische Fundraising aufgebaut.

Ich wusste aus der Theorie, dass ich so „eine Datenbank“ brauchen könnte, aber irgendwie konnte mir in der Praxis niemand dabei helfen. Ich habe mit zig Kolleg*innen aus anderen Vereinen telefoniert, die ähnliches machten wie wir. Das, was rauskam, war nicht wirklich belastbar. Parallel habe ich auf Fundraisingtagen Flyer eingesammelt und studiert und habe alle Demo-Versionen, die ich kriegen konnte, installiert und mich da durchgeklickt.
Ich wollte das Muster sehen. Das, woran ich mich orientieren könnte, um eine kluge Entscheidung zu treffen. Ich wollte ja eine „gute Datenbank“.

Ergebnis: ich war noch verwirrter als vorher.
Ich wusste damals noch nicht, dass ich komplett unterschiedliche Systeme vor mir hatte. Denn den Markt zu vergleichen, ist auch heute noch so, als versuche man, Äpfel mit Möhren zu vergleichen.  Heute weiß ich, dass ich damals Mitgliederverwaltung mit CRM-Systemen, mit Fundraising-Systemen, manche mit der Spendenbuchhaltung als Nebenbuch, manche mit integrierter Finanzbuchhaltung, manche davon im Hochpreis-Segment, versucht habe, über einen Kamm zu scheren.

Der Ausgang war aber gut. Ich wählte ein bezahlbares System aus, mit dem der Verein bis heute arbeitet und lernte mit diesem System quasi laufen. Ganz viel trial and error und ungezählte Stunden mit dem User*innen-Support am Ohr.

Es folgten weitere Jahre als angestellte Fundraiserin und als Feste Freie, in denen ich immer wieder vor neue Systeme gestellt wurde, die ich einführen, verstehen und das Team mitnehmen musste. Ich begann, „das Muster“ zu sehen und in welchen Bereichen die Systeme sich unterscheiden. Und weiterhin fand ich es unbefriedigend, dass ich mich ausschließlich auf die Aussagen der Hersteller verlassen musste.

2010 gründete Doris Kunstdorff „Fundraising und System“; die erste mir bekannte herstellerneutrale Beratung zum Thema CRM- und Fundraising-Systeme. 2016 stieg ich ins Unternehmen ein und arbeitete mich an ihrer Seite weiter in das Thema ein.

2017 gründeten wir „Cloud und Rüben“ und setzten das Thema in den größeren Kontext der digitalen Transformation und Nachhaltigkeit. Als Sozialunternehmen führten wir die 1:1-Beratung fort und investierten im ideellen Bereich. Dort führten wir z.B. 2018-2021 die Studientagung „Digitale Agenda 2023“ zum Thema „nachhaltige Digitalisierung und digitalisierte Nachhaltigkeit“ durch. Also: wie kann man seine Entwicklungsschritte im Bereich Digitalisierung so aufsetzen, dass sie tragfähig bleiben, auch wenn sich jeden Tag weitere Neuerungen im IT-Universum abzeichnen. Und andersrum: wie können Akteure, die die UN-Nachhaltigkeitsziele verfolgen, ihre Arbeit effizienter, kostengünstiger, weniger fehleranfällig und schneller tun, wenn sie Prozesse digitalisieren und hilfreiche Tools einbinden?

Darüber hinaus brachten wir dank der finanziellen Förderung der Deutschen Stiftung für Engagement und Ehrenamt DATENWELTEN.org auf den Weg. Dort finden Organisationen Knowhow und Anleitung, um sich zum Thema CRM- und Fundraising-Datenbanken selbst zu ermächtigen. Das Angebot ist für Organisationen jeder Größe interessant, richtet sich aber gezielt an Organisationen, die gerade vor dem Entwicklungsschritt stehen, erstmalig eine Fundraising-Datenbank einzuführen.

Es kommt dabei weder auf die Größe oder den Grad der Professionalität einer Organisation an. Manche Vereine und Stiftungen treffen die Entscheidung, diesen Schritt nie zu gehen. Andere gehen ihn mit 1.000 Mitarbeitenden.

Die Organisationen, die professionelles Fundraising betreiben (wollen) und die Beziehungen zu ihren Ehrenamtlichen, Mitgliedern, Spenderinnen und Spendern und allen, die sie sonst noch unterstützen, kontinuierlich und effizient ausbauen wollen, wachsen irgendwann aus der Excel-Tabelle raus. Wenn die Anzahl der gelben Zettel am Monitor Überhand nehmen und wir nicht mehr verlässlich überblicken, wem wir was zugesagt haben, braucht es eine professionelle Lösung.

Seit Herbst 2023 fließen meine Erfahrung und Expertise in das Programm Datenbank-Lotse.
Der Lotse ist genau auf die Organisationen zugeschnitten, die kurz vor dem Sprung auf die nächste Stufe stehen. Er führt mich zurück zu meinen Wurzeln 2003, als ich dasaß und mir jemanden gewünscht hätte, der mir hilft, einen Überblick zu kriegen und mir ein paar Tricks verrät, damit ich nicht jeden Fehler selbst machen muss.

„Sei du selbst die Veränderung, die du dir wünschst für diese Welt.“… you know.
Mit diesem Zitat von Mahatma Ghandi schließe ich noch einen Kreis: mein Wirken für Menschenrechte und den Schutz des Planeten, die sich als roter Faden durch mein Tun ziehen.
Ich mag zwar als Organisationsberaterin wahrgenommen werden, aber ich sehe mich als erweitertes Team auf Zeit, als Sparrings-Partnerin für eine starke Zivilgesellschaft.

Ich bin die, die an der Seitenlinie steht und Euch dabei coacht, die Entscheidung zur Datenbank informiert zu treffen.