CRM- oder Fundraising-Software: Brauchen wir das?
Herzlich willkommen,
liebe Fundraiser*innen und Verantwortliche in Vereinen und Stiftungen!
- Verteiler erstellen, dauert ewig? Ihr könnt Personenkreise nur händisch zusammenfassen?
- Das Ausstellen von Spendenquittungen dauert zu lange?
- In Eurem Team weiß niemand, was der andere schon erledigt hat?
Bisher verwaltet Ihr Eure Spender*innen und Mitglieder vielleicht mit Excel, aber Ihr stoßt an Grenzen.
Spiele mein Bingo und teste, ob es an der Zeit ist, sich mit einem professionelle Fundraising- System zu befassen.
Gisela Bhatti
Datenbank-Expertin
Datenbank-Lotse.de : Wählt Euer erstes System gut informiert
Du suchst Unterstützung bei der Frage, ob und wenn welche Datenbank Deine Organisation braucht?
Excel hat ausgedient, gelbe Zettel nehmen Überhand und Ihr habt erfreulich viele Unterstützer*innen, die Ihr gerne besser und persönlicher ansprechen möchtet?!
Der Datenbank-Lotse gibt Euch Orientierung bei der Auswahl Eures ersten CRM- oder Fundraising-Systems.
Das System soll Euch bei dem unterstützen, was Ihr schon jeden Tag „mit Bordmitteln“ tut.
Dies soll besser, schneller, (teil-) automatisiert, weniger fehleranfällig und kostengünstiger gehen.
Und es soll Euch das ermöglichen, was Ihr für die Zukunft plant, aber Eure aktuellen technischen Möglichkeiten sprengt.
Die Organisationen, die professionelles Fundraising betreiben (wollen) und die Beziehungen zu ihren Ehrenamtlichen, Mitgliedern, Spenderinnen und Spendern und allen, die sie sonst noch unterstützen, kontinuierlich und effizient ausbauen wollen, wachsen irgendwann aus der Excel-Tabelle raus. Wenn die Anzahl der gelben Zettel am Monitor Überhand nehmen und wir nicht mehr verlässlich überblicken, wem wir was zugesagt haben, braucht es eine professionelle Lösung.
Orientierung durch den Datenbank-Lotsen
Der Datenbank-Lotse ist mein Ansatz, Euch mit minimalem Zeit-Aufwand und ohne, dass Ihr groß Lastenhefte oder ewige Excel-Tabellen vorbereiten müsst, zum CRM- oder Fundraising-System, das optimal zu Euren Anforderungen passt, zu lotsen.
Erfassung Eurer Anforderungen
Ich stelle Euch knapp 20 Fragen und halte Eure Antworten strukturiert fest. Zack: Schon haben wir Eure funktionalen Anforderungen (z.B. was das System konkret für Euch tun soll oder welche Schnittstellen benötigt werden) und Eure KO-Kriterien, aber auch weiche Faktoren. Selbst, wenn Ihr noch Rücksprache mit der IT haltet, ein sehr kosten- und zeit-effizientes Vorgehen.
Shortlist
„Ich habe da was für Euch vorbereitet…“
Ich führe eine Liste mit einsteiger*innen-freundlichen Fundraising-Systemen, zu denen ich Euch ziemlich viel erzählen kann.
Ihr müsst also nicht erst 15 Anbieter anschreiben, von denen am Ende 10 nicht zu Euren Anforderungen passen, sondern bekommt bei mir die Abkürzung.
Inkl. Kosten und Vor- und Nachteilen.
Ihr bekommt Eure persönliche „Top-3- Empfehlungen“
Auf Basis dessen, was ich über Euch erfahren habe und was ich zu den Datenbanken am Markt weiß, gebe ich Euch eine persönliche Empfehlung, welche Systeme mit welchen Vor- und Nachteilen ich am ehesten für Euch passend empfinde.
Qualität und Effizienz
In meinen Marktüberblick stecke ich einen großen Batzen meiner Arbeitszeit. Damit ich Euch hier enorm Zeit spare, investiere ich sie vorher, um up to date zu bleiben, Änderungen bei Systemen und Kosten zu überblicken, den Markt auf neue Systeme zu erforschen und all das methodisch und in meiner Shortlist aufzubereiten.
Die Kosten müssen passen
Bei mir bekommt Ihr Näherungswerte für erwartbare Kosten je System. Da Kosten sonst nirgends offen einzusehen sind, ein echter Informationsvorsprung, der Zeit spart.
Die Anbieter haben super unterschiedliche Kosten-Modelle. Wir finden das, was Ihr auch langfristig tragen könnt.
Fragen und Antworten
Was steckt hinter den Buchstaben CRM?
Der Begriff kommt wie viele Systeme aus der For-Profit-Welt. Er bezeichnet das Customer Relationship Management. Also das Händeln von Beziehungen zu den eigenen Kunden.
Da wir in der Zivilgesellschaft nicht von Kunden sprechen, fühlt sich ein CRM ggf. falsch für Dich an. Dann ersetze das C im Geiste einfach durch ein X. Das X als Platzhalter für die Gruppe von Personen, die wir verwalten möchten.
Das R steht für Beziehung und kann bleiben, ebenso wie das M für Management. Bevor wir uns in Begriffs-Neukreationen verlieren, ist es vermutlich klüger, damit zu leben, dass der Begriff CRM etabliert ist.
Und was macht so ein CRM nun? Es verwaltet Eure Beziehungen zu natürlichen und juristischen Personen.
Im Datenbank-Jargon führt man sie unter dem Oberbegriff „Kontakte“. Kontakte können Personen, Organisationen, Behörden, Ministerien, Stiftungen, Schulen, Firmen u.s.w. sein. Ein CRM ist also so etwas wie Euer digitales, organisations-spezifisches Adress-und Telefonbuch.
Aber ein CRM kann noch mehr. Neben der Erfassung der reinen Adress- und Kommunikationsdaten verfügt es über eine Erfassung Eurer Kontakt-Momente. Du kannst händisch eintragen, was Du mit der Person wann telefonisch vereinbart hast, kannst Dich per Wiedervorlage an etwas erinnern lassen, legst automatisch Dokumente wie Briefe oder Einladungen ab, die Du ihr gesendet hast, und kannst auch eingescannte Post dieser Person in die Kontakt-Historie einfügen. Du kannst Kontakte zu Gruppen zusammenfassen und Merkmale hinterlegen, die Dir in der Zukunft dabei helfen, Einladungen z.B. zielgenauer zu versenden.
Das CRM ist also das erweiterte Gedächtnis all Eurer Beziehungsstränge.
WER braucht so ein System*?
Es kommt dabei weder auf die Größe oder den Grad der Professionalität einer Organisation an.
Manche Vereine und Stiftungen treffen die Entscheidung, diesen Schritt nie zu gehen.
Andere gehen ihn mit 1.000 Mitarbeitenden.
Manche verlieren bei 4.000 aktiven Kontakten den Überblick, andere wünschen sich die Funktionalitäten eines Fundraising-Systems schon früher, andere realieren die Einführung, wenn sie bereits 15.000 Kontakte in einer selbstgestrickten Access-Datenbank von anno tuk führen.
Es ist dabei irrelevant, ob Du ehrenamtlich in Deiner Organisation tätig bist oder hauptamtlich in der Verantwortung stehst. Zu mir kommen diejenigen, die dieses Thema entweder operativ umsetzen sollen und/ oder es verantworten.
Die Organisationen, die professionelles Fundraising betreiben (wollen) und die Beziehungen zu ihren Ehrenamtlichen, Mitgliedern, Spenderinnen und Spendern und allen, die sie sonst noch unterstützen, kontinuierlich und effizient ausbauen wollen, wachsen irgendwann aus der Excel-Tabelle raus. Wer selbstprogrammierte Datenbanken nutzt, kommt meist irgendwann an den Punkt, an dem es ihm*ihr nicht mehr um das reine Verwalten der Kommunikations- und Zahlungsdaten geht, sondern wo er*sie sich Funktionen wünscht, die das Fundraising konkret in seinen täglichen Arbeitsschritten unterstützt.
Wenn die Anzahl der gelben Zettel am Monitor überhandnimmt, die Abstimmung des Teams untereinander nicht mehr ohne Flurfunk auskommt und wir nicht mehr verlässlich überblicken, wem wir was zugesagt haben, braucht es eine professionelle Lösung.
Hast Du eigentlich schon mein „Brauche ich das?!“-Bingo gespielt? Das gibt Dir noch mehr Aufschluss darüber.
*Hinweis: Der Begriff „System“ steht für „Datenbank-System“, also für eine Software, nicht für systematisch. Es hat sich auch eingebürgert, einfach nur von der „Fundraising-Datenbank“ zu sprechen. Das alles bedeutet nicht, dass man für systematisches Fundraising unbedingt ein Fundraising-System benötigt ;o).
Was ich unter FUNDRAISING verstehe
Viele Vereine sind schon jahrelang erfolgreich darin, die Mittel, die sie benötigen, zu akquirieren, ehe sie feststellen, dass sie damit offiziell Fundraising betreiben.
Der Unterschied zwischen erfolgreichen Glücksrittern*innen und Fundraiser*innen liegt darin, dass letztere ihre Handlungen planen und nach ihrer Durchführung auswerten und für die Zukunft anpassen.
Ich denke Fundraising weit. Es gibt diverse Ausgestaltungesvarianten: Fördermittel-Akquise, klassische MItglieder-Vereine, auf Ehrenamtliche und Freiwillige angewiesene Organisationen,
Spendenwerbung, Fördermitgliedschaften, Zustiftungen, etc.
Fundraising baut für mich in erster Linie auf Kommunikation. Und diese wird getragen durch Werkzeuge und Verwaltung derjenigen, mit denen wir in Kommunikation stehen, und die strategischen Entscheidungen, die wir für unsere Organisation treffen.
Die offizielle Definition von Prof. Urselmann aus dem GABLER Wirtschaftslexikon, reduziere ich auf das in meinen Augen Wesentlichste und ergänze als letzten Punkt das, worum es bei mir geht:
Fundraising
– sucht, findet und bindet Menschen und es baut die auf,
– die den Organisationszweck mit Geld, Zeit oder Sachspenden unterstützen.
– Diese Menschen, ihr Kontakt mit uns, ihre Spende, Zustiftung, Mitgliedschaft und ihr ehrenamtliches und freiwilliges Engagement oder ihre Förderung muss sauber und effizient verwaltet werden.
Was kann ein FUNDRAISING-SYSTEM, was ein reines CRM nicht kann?
Jedes Fundraising-System baut sich um ein CRM als Kern. Das CRM verwaltet die Kontaktdaten (s.o.).
Definitionen a lá Lexikon oder eine DIN-Norm, die aufschlüsselt, was ein CRM- und was Fundraising-System ist, gibt es keine. Ich arbeite mit dem Ansatz, dass alles, was wirklich nur für Fundraising* von Relevanz ist, das ist, was ein Fundraising-System ausmacht. Zusätzlich zu der Verwaltung der Kontaktdaten wäre das z.B.
– Verbuchung von Spenden (also eine Nebenbuchhaltung ergänzend zur normalen Finanzbuchhaltung),
– automatisches Ausstellen und Ablegen von Zuwendungsbestätigungen und Dank- und anderen Briefen,
– Verbuchung und Bearbeitung von Geldauflagen-(Marketing),
– Verarbeitung von Sammel- und Anlass-Spenden,
– Wiedervorlage-Systeme,
– Differenzierte Abbildung von Ehrenamtlichen und Freiwilligen,
– Fundraising-Aktivitäten in Aktionen und Kampagnen gliedern und
– Auswertungen und Analysen.
*Hinweis: Unter Fundraising verstehe ich die strukturierte und geplante Arbeit mit Mitgliedern, Spender*innen, Ehrenamtlichen, Fördermittel-Geber*innen und weiteren Unterstützer*innen.
Anja von Bahder
Familieninitiative Radebeul
„Kennen Sie das, dass Sie manchmal den Wald vor lauter Bäumen nicht sehen? So ging es uns auf der Suche nach einer Datenbank, die genau zu uns passt. Da hilft leider auch kein Blättern in Broschüren, da hilft nur jemand mit Wissen und Kenntnissen. Eine Person, die von außen drauf schaut, analysiert, begleitet und coacht. Eine Person wie Gisela Bhatti, die uns an die Hand nahm und aus dem Wald führte. Plötzlich erkannten wir den Wald wieder, setzten uns intensiv mit unseren Abläufen und Prozessen auseinander und fanden am Ende den Baum, aka die Datenbank, die zu uns passt. Dass so ein Prozess Spaß machen kann, hielten wir kaum für möglich. Gisela Bhatti hat mit ihrer fröhlichen und optimistischen, aber auch klaren und fundierten Art dafür gesorgt, dass wir erfolgreich waren.
Danke.“
Sabine Heinrich
Baden-Württembergische Krankenhausgesellschaft e.V.
Die Zusammenarbeit mit Frau Bhatti war sowohl persönlich als auch fachlich eine große Unterstützung. Durch ihre langjährige Erfahrung und hohe Professionalität konnten wir von wertvollen Impulsen profitieren. Besonders hilfreich war ihre Fähigkeit, Fundraising-Themen in unsere spezifische CRM-Welt zu übertragen.
Beeindruckt hat uns, dass sie komplexe Themen verständlich und nachvollziehbar vermitteln konnte — perfekt für uns als Einsteiger. Sie stellte die richtigen, kritischen Fragen und gab konkrete Vorschläge, auch unter Einbeziehung ihres Netzwerks. Ihre ehrliche, flexible und schnelle Art sowie die wichtigen Hinweise für unsere weitere Arbeit haben uns sehr geholfen.
Klare Empfehlung!
Verena Ehrenberg-Shen
kein Abseits! e.V.
„Die Beratung war nicht nur total sympathisch, sondern auch außerordentlich professionell und trotzdem auch für Einsteiger*innen sehr gut nachvollziehbar.
Eine große Hilfe für uns war außerdem, dass Gisela Bhatti uns mit anderen Akteur*innen vernetzt hat und wir somit nicht nur von umfangreichen Erfahrungen, sondern auch von einem großen Netzwerk profitieren konnten.“
Wir waren sehr zufrieden!
Mathias Abraham
Familieninitiative Radebeul
„In all der Fülle am Markt eine Datenbank zu finden, die gleichzeitig Adressen aufbewahrt, Mitglieder verwalten kann, Spenden verbucht und bedankt, Rechnungslegung ermöglicht, Mailings druckt und online versendet und zudem noch Ehrenamtliche managt und das Seminarangebot mit Teilnehmerverwaltung beherbergt, auf die Webseite aufspielen und Onlineanmeldungen zulässt, kann man kaum bewältigen. Gisela Bhatti hat unsere Suche begleitet und das gleichzeitig mit einer Beratung zu möglichen Fundraisingstrategien und datenbankoptimierten Abläufen im Haus kombiniert.
Beratung, Fortbildung, Coaching und Prozessoptimierung in einem – mit viel Humor und Hintergrundwissen, hin zu einer Datenbank, die (fast) alles kann!“
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