Teil 1: Die Grundlagen Eurer Suche
Viele Vereine und Stiftungen springen direkt rein, googeln, klicken sich durch Anbieter-Webseiten, schauen Demo-Termine und vergleichen Funktionen.
Dabei ist oft noch gar nicht klar, wonach sie eigentlich suchen.
Denn Ihr müsst nicht an jede Tür klopfen, wenn Ihr noch gar nicht wisst, ob Ihr überhaupt in der richtigen Straße unterwegs seid.
Ich weiß noch sehr genau, wie unfassbar viel Zeit ich selbst 2003 bei meiner ersten Suche verballert habe. Und auch heute sehe ich noch Organisationen, die sich monatelang durch Anbieter-Webseiten, Demo-Termine und Tabellen kämpfen, bevor überhaupt klar ist, wonach sie eigentlich suchen.
Das geht besser.
Bevor Ihr Euch einzelne Systeme anschaut, solltet Ihr erst klären:
- In welcher „Stadt“ sucht Ihr eigentlich?
- Welche Systeme könnt Ihr Euch realistisch leisten?
- Welche Technik passt überhaupt zu Euch?
- Wie groß ist Eure Organisation und Euer Arbeitsalltag eigentlich?
Denn sonst schaut Ihr Euch am Ende begeistert Systeme an, die technisch, organisatorisch oder finanziell nie passen können.
Dieser Artikel baut auf meinen drei allgemeineren Texten zur Systemauswahl auf.
Wenn Ihr dort noch nicht gestartet seid, springt am besten erst zu Teil #1 der Reihe — und kommt danach hierher zurück.
1. Klärt Eure Größenordnungen
Es geht um Zahlen. Eure. Nicht die vom Anbieter.
Viele Organisationen starten sofort mit der Frage:
„Was soll das System alles können?“
Das ist verständlich. Aber häufig wird dabei ein anderer Punkt unterschätzt:
das „Wieviel“.
Denn genau diese Zahlen beeinflussen später:
- welche Systeme überhaupt sinnvoll sind,
- wie teuer sie werden,
- und wie aufwendig Eure tägliche Arbeit damit sein wird.
Schreibt dafür keine langen Abhandlungen und baut keine Excel-Kunstwerke. Grobe Kelle reicht. Hauptsache: Ihr wisst, in welcher Liga Ihr spielt.
Notiert einfach möglichst pragmatisch Eure wichtigsten Kenngrößen:
- Wie viele Menschen arbeiten insgesamt in Eurer Organisation?
- Wie viele davon sollen tatsächlich mit dem neuen System arbeiten?
- Wie viele Kontakte verwaltet Ihr aktuell ungefähr?
- Wie viele neue Kontakte kommen pro Jahr dazu?
- Wie viele Buchungen aus Spenden, Mitgliedsbeiträgen oder ähnlichem verarbeitet Ihr jährlich?
- Wie viele Zuwendungsbestätigungen (= Spendenquittungen) stellt Ihr aus?
- Wie viele Briefe und wie viele Mails verschickt Ihr regelmäßig an Eure Kontakte?
- Wie hoch sind Eure jährlichen Einnahmen aus Spenden, Mitgliedsbeiträgen und ähnlichen Einnahmequellen?
Zu den Kontakten zählen übrigens nicht nur Spendende, sondern oft auch:
Mitglieder, Ehrenamtliche, Interessierte, Ministerien, Stiftungen, kommunale Partner, Dienstleister oder Unternehmen.
Warum diese Zahlen so wichtig sind
Die meisten Organisationen fühlen sich von konkreten Alltagsthemen gestresst: Adressänderungen, Spendenquittungen, Excel-Listen, doppelte Daten oder mühselige Serienbriefe.
Aber nicht jede Herausforderung braucht ein großes System.
Ganz ehrlich:
Wenn Ihr im Jahr 50 Spendenquittungen ausstellt und 60 Mitglieder verwaltet, würde ich Euch ganz sicher keine umfangreiche Fundraising-Datenbank empfehlen.
Dann liegt die Lösung oft eher in:
- einem guten Video dazu, wie Serienbriefe funktionieren,
- klareren Abläufen,
- einer sauberen Datenpflege,
- durchdachten Vorlagen
- oder kleineren Tools.
Das klingt erstmal unspektakulär. Ist aber häufig deutlich wirtschaftlicher und realistischer.
Auf der anderen Seite gibt es Organisationen, die verblüffend lange Tausende von Kontakten in Excel gepflegt haben. Oder die sehr schnell wachsen, laufend neue Kontakte anlegen oder große Mengen an Buchungen verarbeiten. Dort wird Automatisierung nicht irgendwann nett, sondern genau jetzt wirklich relevant.
Und genau deshalb sind diese Zahlen so wichtig.
Damit Ihr überhaupt erstmal ein Gefühl dafür bekommt, wo Ihr eigentlich steht.
Unterschiedliche Organisationen brauchen Unterschiedliches
Viele Organisationen halten ihre eigene Arbeitsweise erstmal für „normal“.
Aber es gibt nicht das eine „normal“, sondern sehr unterschiedliche Arbeitsrealitäten.
Ein Kinderhospiz mit vielen einmaligen Anlass-Spendenden arbeitet beispielsweise ganz anders als ein kleiner Kammermusik-Förderverein mit einem stabilen Kreis langjähriger Unterstützer*innen.
Bei einem entstehen laufend neue Kontakte – z.B. durch Kondolenzspenden oder mediale Aufmerksamkeit.
Andere arbeiten jahrzehntelang mit denselben 100 Unterstützer*innen.
Es lohnt sich, solche Zahlen früh wahrzunehmen. Denn aus Eurer Realität entstehen später ganz konkrete Anforderungen an das neue System. Nennt es Spendensoftware, Fundraising-System oder ein CRM für Vereine. Viele Begriffe meinen Ähnliches.
Von Aufräumaktionen, im Ordner wiedergefundenen Listen und Aha-Momenten
Ja… wie viele Kontakte habt Ihr denn eigentlich?
Ein Klassiker: Eine Organisation sucht für die neue Datenbank alle relevanten Kontakte in ihren Listen, Excel-Dateien und Leitz-Ordnern zusammen und landet etwas unerwartet bei 10.000 Kontakten.
Ich bitte sie dann erstmal, aufzuräumen und Daten zu vereinheitlichen, damit sie keinen alten Datenmüll teuer mit umziehen.
Und hoppla: Auf einmal sind es nur noch 6.000 Kontakte.
Oder der Seminarbereich versteht plötzlich, dass er die Teilnehmenden von Kursen ja ebenfalls im neuen System verwalten könnte – und die Zahl verdreifacht sich wieder über Nacht.
Es ist unglaublich sinnvoll, vor einem Datenimport einmal gründlich durch die eigenen Datenquellen zu gehen. Nicht selten reduziert sich dabei die Anzahl der wirklich relevanten Kontakte deutlich.
Zum Beispiel durch:
- Dubletten
- veraltete Datensätze
- unbekannt verzogene Kontakte
- Verstorbene ohne aktive Finanzdaten
- Kontakte ohne Austausch in den letzten zehn Jahren
Und selbst wenn Ihr am Ende gar nicht so viele Kontakte aussortiert: Allein diese Bereinigung verbessert die Datenqualität oft massiv. Schreibfehler fallen auf, Dubletten werden sichtbar und falsch einsortierte Informationen können korrigiert werden.
Und das bedeutet nicht, dass Ihr klein denken sollt – nur weil Euer favorisiertes System seine Kosten nach der Anzahl der Kontakte berechnet. Aber Ihr solltet auch nicht dauerhaft mehr Daten verwalten als nötig – nur weil sie irgendwann einmal importiert wurden.
2. Klärt Euren finanziellen Rahmen
Ich bin wirklich keine Freundin davon, schon ganz am Anfang völlig starre Budgets festzulegen. Aber gewisse Größenordnungen sind nun mal Realität.
Wenn völlig klar ist:
- dass maximal 2.000 € möglich sind,
- oder dass bei 20.000 € definitiv Schluss ist,
dann hilft es niemandem, um den heißen Brei herumzureden.
Ich sehe natürlich auch Organisationen, die grundsätzlich investieren könnten, aber Softwarepreise erst einmal schwer nachvollziehbar finden und sich zurückhalten.
Viel häufiger sehe ich allerdings Vereine und Stiftungen, die ohnehin schon am Limit arbeiten. Organisationen mit zu dünner Personaldecke in der Verwaltung, deren Mitarbeitende immense Verantwortung tragen, auf Küchenstühlen sitzen und versuchen, alles am Laufen zu halten.
Gerade dort kann ein gutes System enorme Wirkung entfalten:
Weniger Wissen nur in einzelnen Köpfen.
Weniger Zettelwirtschaft.
Weniger Sucherei nach Telefonnummern oder Zuständigkeiten.
Aber trotzdem gilt:
Nicht jedes System passt zu jedem Budget.
Und genau deshalb solltet Ihr früh ein realistisches Gefühl dafür entwickeln, in welchem Rahmen Ihr Euch bewegt.
3. Klärt Eure technischen und organisatorischen Vorgaben
Ein Punkt, der in vielen Auswahlprozessen erstaunlich spät auftaucht:
die eigene IT einzubeziehen und die Personen, die Datenschutz und Grundsätzliches verantworten.
Dabei können und sollten sie sehr früh wichtige Leitplanken setzen.
- Wo dürfen Daten liegen? Ist der eigene Server ein Muss oder eine Option? Oder sind Cloud-Lösungen, die die DSGVO einhalten, erlaubt?
- Gibt es Vorgaben zu Microsoft, Salesforce oder Open Source?
Solche Entscheidungen beeinflussen die Auswahl möglicher Systeme massiv.
SaaS oder eigener Server?
In vielen Organisationen gibt es dazu längst Vorgaben – nur kennt sie manchmal niemand mehr außer der IT oder dem Datenschutz.
Grundsätzlich gibt es zwei Richtungen:
- SaaS (Software as a Service)
Die Software läuft im Rechenzentrum des Anbieters. Updates, Betrieb und Datensicherung übernimmt der Anbieter. Für viele Organisationen ist das heute bei Fundraising-Systemen der Standard. - On-Premises (on prem)
Die Software läuft auf eigenen Servern der Organisation. Betrieb, Wartung, Updates, Sicherheit und Back-ups liegen vollständig bei der Organisation.
Beides hat Vor- und Nachteile. Wichtig ist erstmal nur:
Ihr solltet früh wissen, welche Richtung für Euch überhaupt infrage kommt.
Denn nichts ist frustrierender, als sich wochenlang mit einem System zu beschäftigen, das später ohnehin ausscheidet – weil Vorstand, Geschäftsführung oder Mitgliederversammlung zu Themen wie Cloud, Datenschutz oder bestimmten Unternehmensstrukturen längst andere Beschlüsse gefasst haben.
Und noch ein wichtiger Punkt:
Dass Anbieter DSGVO-Konformität zusichern, ist heute eher Standard als Besonderheit. Spannender ist oft die Frage, wo Daten und ihre BackUps liegen, wer Zugriff hat und welche grundsätzliche Cloud-Strategie Eure Organisation mittragen möchte.
Spart Euch unnötige Sackgassen
Genau an diesen Stellen verlieren Organisationen oft unglaublich viel Zeit.
Dann werden:
- Anbieter angefragt, die finanziell nie passen werden,
- Systeme geprüft, die technisch gar nicht erlaubt sind oder die die IT nicht oder nur mit großem Aufwand und zusätzlichen Lizenz- oder Hardware-Kosten einbinden kann,
- oder Datenmigrationen vorbereitet, bevor klar ist, welche Daten aus welchen Organisationsbereichen eigentlich eingebunden werden sollen.
All das lässt sich deutlich früher klären.
Nicht durch Glück. Sondern indem zuerst die richtigen Fragen beantwortet werden, bevor Ihr Euch durch Anbieter-Webseiten, Funktionslisten und Demo-Termine arbeitet.
Und genau dabei unterstütze ich Vereine und Stiftungen:
herstellerneutral, strukturiert und mit dem Blick darauf, was wirklich zu Eurer Organisation passt.
Denn die meisten Organisationen scheitern nicht daran, dass sie zu wenige Anbieter kennen.
Sondern daran, dass sie viel zu spät Klarheit gewinnen, wonach sie eigentlich suchen. Und welche Systeme sie sich guten Gewissens direkt sparen können.
Im nächsten Teil schauen wir uns an, wie Ihr Anforderungen sinnvoll sammelt — ohne direkt in einer 47-seitigen Wunschliste zu versinken.
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