Organisationen starten oft mit ihrer Wunschliste ins Projekt – und landen schnell auf dem Boden der Tatsachen, wenn sie erstmals die Kosten für ein Fundraising-System sehen. Selbst erfahrene Geschäftsführer*innen sind schockiert: „Das kann doch nicht sein!“
Let’s talk about Geld
Dass Fundraising-Systeme selten klare Preisschilder haben, liegt daran, dass ihre Kosten hoch individuell sind. Anbieter sprechen lieber über Qualität und Entlastung als über konkrete Summen. Und viele Organisationen sind es schlicht nicht gewohnt, realistische Preise für Software zu zahlen. In manchen Fällen laufen Daten noch auf privaten Rechnern und Lizenzen – oder auf dem Server des Arbeitgebers. … räusper.
Hinzu kommt: Wir reden im Fundraising lieber über das, was wir einnehmen, als über Investitionen, die diese Einnahmen überhaupt erst ermöglichen. Gerade in der aktuellen Zeit – alles wird teurer, Förderungen brechen weg und die Lage für viele zivilgesellschaftliche Organisationen ist angespannt– da fällt es schwer, fünfstellige Beträge für IT-Infrastruktur einzuplanen. Ich verstehe jede*n, der oder die das erst mal veratmen muss.
Was beeinflusst die Kosten?
Viele, die sich zum ersten Mal mit Fundraising-Systemen beschäftigen, erwarten ein unkompliziertes Monatsabo – wie bei Netflix oder Zoom. Doch Fundraising-Software ist deutlich komplexer. Die Gesamtkosten setzen sich aus vielen Faktoren zusammen, darunter meist nicht unerhebliche Einmalkosten im ersten Jahr.
Typische Kostenfaktoren:
- Anzahl der Nutzer*innen: Wie viele Personen arbeiten mit dem System?
- Datenvolumen: Wie viele Kontakte werden verwaltet, wie hoch ist das Spendenaufkommen?
- Hosting: Cloud-Lösung beim Anbieter oder eigener Server?
- Support: Persönlicher Kontakt oder nur ein Handbuch?
- Service: unterstützen Mitarbeiter*innen des Anbieters bei Bedarf Buchungen oder Selektionen?
- Schulung: Einweisung aller Mitarbeitenden oder nur einzelner Key-User?
- Zahlungsdienstleister: Wer Online-Spenden integriert, zahlt i.d.R. zusätzliche Gebühren an Drittanbieter.
- Individuelle Anpassungen: Zusatzmodule, Schnittstellen, eigene Formulare, Mehrsprachigkeit – alles wird nach Aufwand kalkuliert.
- Datenmigration: eine aufgeräumte Tabelle oder zig unterschiedlich aufgebaute Quellen? Der Aufwand macht den Preis.
Migration und Anpassung sind Handarbeit – bei Tagessätzen von ca. 1.000 € summiert sich das schnell. Gute Vorbereitung spart hier Geld.
Preismodelle & Beispiele
Die Preismodelle der System-Anbieter sind fast so vielfältig wie die Systeme selbst. Es gibt z.B.:
- Einmalige Investitionen + laufende Gebühren (für Lizenzen, Hosting, BackUps, Updates,…)
- Beteiligung am Spendenvolumen
- Staffelung nach Kontakt- oder User*innen-Anzahl oder Modulumfang
- Kauf- oder Mietoptionen
- Monatliche Kündbarkeit oder Vertragsbindung
Das macht den Angebotsvergleich schwierig – und sorgt mitunter für Überraschungen.
Unverbindlich orientierend: Was kostet der Spaß denn nun?
- Der Markt startet bei einem System ohne feste Grundgebühr oder Laufzeit, das 4 % der Spenden berechnet und
- geht dann über Lösungen mit Einmalkosten zu Beginn von wenigen Tausend Euro und jährlichen Gebühren ab 400 € bzw. monatlichen ab 200€
- … und hält das Gros der Systeme bei 15.000–30.000 € Startkosten plus 200–500 € monatlich parat.
Wichtig: Der Preis sagt erst einmal nichts über die Qualität aus – sondern über den Funktionsumfang, das Abrechnungsmodell und den nötigen Anpassungsaufwand.
TCO – Total Cost of Ownership
Praxis-Tipp: Wer seine favorisierten Systeme finanziell vergleichen will, darf nicht nur das erste Jahr zu kalkulieren. Aufschlussreich ist ein Blick auf fünf Jahre – inklusive Einrichtung, Betrieb, Lizenzen, Support und ggf. Hardware. Diese Gesamtsicht nennt man Total Cost of Ownership (TCO).
Formel á la Gisela:
Einmalkosten + ((monatliche Kosten × 12) × 5) = TCO
Wenn ein System sowohl gemietet als auch gekauft werden kann: beides durchrechnen! Erst mit diesem Kniff erhaltet Ihr einen echten Überblick.
Woher bekomme ich Zahlen?
Anders als bei Standardsoftware gibt es für Fundraising-Systeme selten feste Preise auf Webseiten. Kein Preisschild, keine Vergleichsplattform. Ein erster Schritt ist daher ein Orientierungsangebot.
Dafür erfragt der Anbieter einige Eckdaten (z. B. Nutzerzahl, Module, Spendenvolumen). Das Ergebnis: ein erster grober Richtwert. Aber: Anpassungen, Datenmigration oder individuelle Sonderwünsche sind oft nicht enthalten. Diese Kosten entstehen später – nach Aufwand und wenn er die Aufbereitung Eurer Daten, die migriert werden sollen, gesehen hat.
Tipp:
- Lass Dir zwei, drei favorisierte System erst zeigen, erkläre im Gespräch, was Ihr vorhabt und lass Dir Angebote machen.
- Verstehst Du das Angebot? Wenn nicht: nachfragen.
- Vergleiche per TCO.
- Ziehe bei Unsicherheit eine unabhängige Beratung hinzu – der Angebotsvergleich ist anspruchsvoll.
- Die Kosten sind ein wichtiges, dürfen aber niemals ein isoliertes Auswahlkriterium sein. Stichwort: die beste verfügbare Option.
Fazit
20.000 € für ein besseres Excel? Ja – das klingt erst mal absurd. Und doch ist es genau das Missverständnis, das in vielen Köpfen sitzt.
Fundraising-Systeme sind keine hübscheren Tabellen. Sie denken mit, automatisieren, integrieren – und helfen dabei, Prozesse sicher, effizient und nachhaltig aufzusetzen. Wer das einmal verstanden hat, sieht in diesen Kosten keine Unverschämtheit mehr, sondern eine Investition in Zukunftsfähigkeit.
Es gibt gute Systeme für unterschiedliche Budgets. Was es nicht gibt: die perfekte Lösung für alle. Und schon gar nicht zum Nulltarif.
Wer von Anfang an sauber plant, Angebote versteht, Kosten vergleicht, seine Kostentreiber im Zaum hält und realistisch bleibt, spart langfristig – und fühlt sich sicherer im gesamten Auswahlprozess.
👉 Wie habt Ihr die ersten Angebote für Euer CRM-/Fundraising-System erlebt? Überraschend? Klar? Irritierend? Schreibt es gern in die Kommentare!
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