„%*$#?! Warum ist es eigentlich so schwierig, die richtige Fundraising-Datenbank zufinden?

Wenn eine gemeinnützige Organisation an den Punkt kommt, an dem sie von einem
Fundraising-System profitieren würde, bemerkt das i.d.R. die Person als erstes, die am
meisten Zeit in die Verwaltung und Organisation ihrer Unterstützerinnen steckt. Die Person stellt Zuwendungsbestätigungen aus, pflegt die Adressen, versendet Einladungen und nimmt Anrufe entgegen. Und wenn diese Person vernetzt ist und sich fortbildet, bemerkt sie irgendwann:, dass das tägliche Rumwurschteln besser geht und dass es sog. Fundraising-Datenbank-Systeme gibt. Diese Person bist Du? Super! Was ein Glück, dass der Algorithmus uns hier zusammengeführt hat. ;o)

Vielleicht bist Du schon an dem Punkt, an dem Du gegoogelt hast, versucht hast, Dich zu belesen und nun Deinen Vorstand mitnehmen willst in die Challenge „Wir brauchen ein CRM-oder Fundraising-System“. Du würdest gerne – wie sonst auch immer – alles selbst machen, Systeme vorauswählen und dann gemeinsam mit Deinen Entscheidungsträgerinnen auswählen oder Dir das Mandat der
Auswahl geben lassen, … aber zu diesem Punkt kommst Du gar nicht erst.
Denn irgendwie bekommst Du keinen Grip unter das Thema.
Keine Sorge, es liegt an ihr (der Aufgabe), nicht an Dir.
Warum eigentlich?!

Immer wieder kommen neue Systeme auf den Markt und einige gehen auch. Viele bleiben
und entwickeln sich weiter. In den letzten 20 Jahren ist die Anzahl der Systeme, die sich als
„Fundraising-Systeme“ anbieten, schier explodiert! Wenn es damals nur eine Handvoll
Systeme waren, finden sich alleine unter den Best-Of der Marktübersicht des Fundraising
Magazins über 60.

Einige Anbieter haben gleich mehrere Eisen im Feuer und bieten verschiedene Systeme an.
Gerade, wenn man als Tipp nur den Namen des Anbieters hat, mag das irritieren, aber das
ist so wie „Volkswagen“ irgendwann nicht mehr nur noch ein Auto hatte, von dem jede*r
wusste, wie es aussah und was man erwarten konnte, sondern zum Anbieter verschiedener
VW-Modelle wurde.

Etablierte Player sind oft schon Jahrzehnte am Markt, aber gerade kirchliche Organisationen
erinnern sich vielleicht schmerzhaft, dass das System, mit denen sie vertraut waren,
irgendwann vom Markt verschwand. Hinzukommen aber auch neue Firmen, die bisher
Software in anderen Bereichen – oft bereits für die Non-Profit-Welt – entwickelt und stetig an
die Bedarfe ihrer Kunden angepasst haben und die sich nach und nach auch im Fundraising
mit wirklich guten Systemen aufstellen. Und immer wieder gibt es eigenständige Entwickler,
die mit kleinen neuen Systemen auf den Markt kommen, die sich aber selten in der Breite
durchsetzen. Einige von ihnen bedienen jedoch dauerhaft eine Nische, während andere sich
von selbst erledigen. Sie haben meist die Komplexität von Fundraising-Systemen
unterschätzt und die NGO-Welt nicht verstanden.

Und dann gibt es noch die Plattform-Systeme. Sie sind seit einigen Jahren auf dem
Vormarsch. Auf einmal gibt es diverse Anbieter und mehrere Systeme, die auf derselben
Plattform (Microsoft, CiviCRM oder Salesforce) ein Fundraising-System anbieten. Auch das
ist verwirrend.

Und dann gibt es noch die Anbieter, die sowohl selbst ein Fundraising-Systeme entwickelt
und jahrzehntelang vertrieben haben als auch ein neues System auf einer Plattform
entwickelt haben und nun beides anbieten. Die zählen dann auch zu den Anbietern, die
mehrere Eisen im Feuer haben, aber eben sowohl Eigenentwicklung, als auch Plattform-
System. Wenn man´s einmal verstanden hat, gar nicht so unlogisch.

Weitere Entwicklung: Früher war es relativ gängig, dass Organisationen die Systeme auf
eigenen Servern installiert hatten. Heute gibt es immer mehr Systeme, mit denen das nicht
mehr möglich ist und die nur noch auf den Servern der Anbieter betrieben werden und so
eine ständige Internet-Verbindung voraussetzen.

Wer also z.B. mit denselben Anforderungen ein System sucht, wie vor 15 Jahren, sollte
wissen, dass er sich mit der Anforderung „on premise“ viele gute Systeme ausschließt.

Die Auswahl und auch später die Einführung eines Fundraising-Systems sind eigenständige
Projekte. Sie benötigen zeitliche und finanzielle Ressourcen. Und vermutlich auch externe
Unterstützung. Die wenigsten Organisationen gestehen sich das ein oder sind bereit dazu.
Ja, das System werdet Ihr später so selbstverständlich nutzen wie den Lieblings-Kuli, … und
auch da kann ich Stunden brauchen, den richtigen zu finden ;o) …

Aber das hier ist eben sehr viel vielschichtiger als der Kuli.
Ohne eigenes Budget an Zeit und Geld, einen benannten Zuständigen, das Mandat der
Leitung und Einbindung in die zukünftige Ausrichtung des Fundraisings im Verein, fasst man
jede Aufgabe mehrfach an und dreht sich im Kreis.

Im doofsten Fall haut der Chef dann irgendwann auf den Tisch und forciert eine schnelle
Entscheidung und übergeht damit ggf. all die offenen und klugen Fragen des Fundraisers.
Einige meiner Kunden können davon ein Lied singen. Das, was dann rauskommt, ist selten
gut. Manchmal ist es nicht einmal ein Fundraising-System…

Plant mindestens ein halbes Jahr, besser ein ganzes, ein, in dem das Vorhaben eine Person
mehrere Stunden pro Woche beschäftigen wird. Plant natürlich finanzielle Mittel für die
Investition, aber auch die laufenden Kosten ein und idealerweise auch, um Euch
aufzuschlauen, für Fortbildung und/ oder Beratung oder Coaching.

Nebenbei ist zwar Alltag in vielen NGO, aber auch Quelle vieler Probleme. Versucht Euch,
da so gut wie möglich aufzustellen und Euch der Herausforderung bewusst zu sein, ohne
Euch bange machen zu lassen.

Reminder: Fundraiser*innen können auch für Investition und Beratung Fördermittel
akquirieren.

Unter 1. wurde schon deutlich, dass sich die Systeme nicht so leicht nebeneinanderlegen
lassen. Und dahinzukommt: Die Begriffe der Anbieter unterscheiden sich. Es gibt Customer-
Relationship-Management-Tools (CRM), NGO-CRM, Mitglieder-Verwaltung, Vereins-
Software, Fundraising-Systeme, Online-Spenden Tools und vieles mehr. Und irgendwie sieht
das alles ähnlich aus, nutzt ähnliche Begriffe und alles hat was mit Digitalisierung, Vereinen,
Geld und Systemen zu tun.

Aber hinter jedem dieser Begriffe stecken unterschiedliche Stärken und Ziele.
Selbst, wenn man gelernt hat, Fundraising-Systeme zu identifizieren, unterstützen die im
Kern zwar dasselbe, aber in der Ausprägung und der Umsetzung können sie stark variieren.
Ein Paar High-Heels und Gummistiefel werden halt für unterschiedliche Anlässe gekauft,
auch wenn beides Schuhe sind.

Ich setze in meiner Auswahl einsteiger*innen-freundlicher Fundraising-Systeme zwar
bestimmte Funktionalitäten als „Must-have“ voraus, aber manche Systeme erfüllen diese auf
einen Klick (halb-)automatisch, bei anderen muss man den Prozess selbst anstoßen und zu
Fuß gehen.

Thema Schnittstellen. Manche Anbieter sind da sehr stark unterwegs, andere haben eine
klare Policy, die nur wenige Schnittstellen zu anderen Systemen berücksichtigt.
Es gibt Schnittstellen, die relativ gängig sind. Z.B. zu DATEV. Aber ob sie in beide
Richtungen funktionieren, – also ob man auch aus DATEV Informationen rausbekommt,- oder
welche Newsletter-Systeme genau angefunkt werden können oder ob das System keine
Schnittstellen zu Newsletter-Systemen hat, weil es selbst diese Funktionalitäten mitbringt,
muss man erst rausfinden. Da spielen Details eine wichtige Rolle.

Die Vielfalt der Umsetzung des Themas „Fundraising-Prozess-Unterstützung“ ist bei
unterschiedlichen Systemen enorm. Das mag erst mal erschlagend sein.
Aber gerade diese Diversität macht es erst möglich, dass es auch ein Kosten-Spektrum gibt
und auch die, die beim Budget sehr haushalten müssen, fündig werden können. Je weniger
automatisch und unterstützt die Datenverarbeitung erfolgt, umso weniger Kosten rufen die
System-Anbieter auf.

In gemeinnützigen Organisationen ist man es gewöhnt, erst mal alles alleine zu versuchen.
So auch bei der Auswahl geeigneter Software.

Investitionen: Man ist wenig damit vertraut, dass Software entwicklungsintensiv ist und richtig
Geld kosten kann. Wer bisher nur kostenfreie Lizenzen genutzt hat oder nur Software nutzt,
die er bei Stifter-helfen stark vergünstigt erhält, der zuckt nervös mit dem Augenlied, wenn
auf einmal fünfstellige Beträge investiert werden sollen. Im Angesicht dieses Schrecks
unterliegt mancher dem nächsten Fehler: dass lizenzfreie Software kostenfrei sei.

Kommt selten vor: Wenn es einmal da ist, nutzt eine Organisation ihr Fundraising-System 5-
10 oder manchmal sogar 20 Jahre! Selbst, wenn man seine Auswahl damals sehr bewusst
und aktiv gestaltet hat, so ist bei der Auswahl des Folgesystems der Markt, aber auch die
Organisation und aktuell sogar das Zeitalter ein anderes. S. 1.

Da kommt für Fundraiser*innen und Verantwortliche keine Übung auf; erst recht nicht, wenn
sie die ganze Zeit treu in ein und derselben Organisation tätig sind.

Breites Spektrum: Mitunter kann es schon zum Problem werden, dass anders als bei einem
Office-Programm, so ein Fundraising-System sehr individuell und unterschiedlich aufgestellt
sein kann. Ich persönlich habe eine Kriterien-Liste, was ein Fundraising-System in meinen
Augen an Anforderungen erfüllen soll, aber an sich ist dieser Begriff nicht in Stein gemeißelt
und erst recht nicht, was sich hinter ihm erwarten lässt. Man kann also nicht einfach das
große Online-Shopping-Portal mit dem Grinsen oder Stifter-helfen öffnen, „Fundraising-
Datenbank“ eingeben und dann zwischen fünf Farben auswählen.

Ja, die Suche nach dem passenden Fundraising-System sprengt unsere normale Suchlogik.
Wir müssen uns auf Marketing-Sprech verlassen, bekommen bei Google oder Stifter-helfen
keine oder nicht alle relevanten Systeme angezeigt, dafür aber Systeme, die eigentlich was
ganz anderes können und wenn wir was entdeckt haben, was wir gut finden, können wir es
i.d.R. nicht einfach in den Warenkorb legen. Und überhaupt: wir finden nirgends Preise!

Meiner Erfahrung nach führt das mitunter dazu, dass sich Engagierte entweder über- oder zu
unterschätzen.

Die Eine neigt dazu, zu viel Zeit in vermeintliche Recherche zu investieren und füllt mit
Googel-Ergebnissen Excel-Sheets. Sie hortet Flyer, klappert auf jedem Fundraisingtag seit
Jahren jeden Stand ab und liest ein Fachbuch zum Thema Database-Fundraising. Und am
Ende ist sie kein bisschen schlauer, weil ihr Überblick und Kontext fehlen, sie nicht am
richtigen Ort sucht oder die richtigen Fragen stellt.

Der andere liest ein bisschen bei LinkedIn mit und wenn der Name eines Systems mehrfach
gefallen ist, wird dieses gebucht. Und manchmal hat man Pech und das brandneue System
entpuppt sich als gar kein Fundraising-System. Es hatte nur etwas mit Online-Fundraising zu
tun.

Das ist das Ding mit unbekanntem Terrain: man kann echt viel Zeit in Wanderungen ohne
klare Route stecken und diese mitunter auch genießen. Umwege erhöhen die Ortskenntnis.
Aber es macht auch sehr viel Sinn, in eine Karte, eine Reiseführerin oder eine
Wandergruppe zu investieren. Dann kann man seine eigenen Erkenntnisse viel besser
einordnen und stellt fest, wo es noch schöne aka relevante Themenfelder gibt, die man
bisher noch gar nicht auf dem Schirm hatte.

Ich hoffe, ich konnte Dir deutlich machen, dass dieses Gefühl der unsicheren
Entscheidungsgrundlage, auf dem Du Dich ggf. bewegst, wenn Du auf der Suche nach
einem CRM-/ Fundraising-System bist, eher die Norm, als die Ausnahme ist. Und es ist
vermutlich berechtigt,… aber es kann sich auflösen.

Du hast jetzt eine Idee, wo die Untiefen lauern.

Wenn Du Fragen hast oder eine Lotsin durch diese Gewässer benötigst, die Dir hilft, Dein
erstes Fundraising-System auszuwählen und einzuführen: Sprich mich an.
Gruß,
Gisela